Лицу, отвечающему за принятие и выдачу ГСМ
"Вести учет прихода и расхода ГСМ в Журнале учета нефти и нефтепродуктов (утв. Инструкцией о порядке приема, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины N 281/171/578/155 от 20.05.2008)"
1. С четкими указаниями:
— Даты прихода, марки и количества топлива;
— Даты расхода, марки и количества топлива;
— Наименование склада и материально ответственного лица;
2. Вести учет расхода ГСМ по лимитно-заборным картам, в которых в ОБЯЗАТЕЛЬНОМ порядке указывать:
— Дата выдачи;
— Количество;
— Марка и номер автомобиля;
— ФИО водителя;
3. Указывать какую функцию выполнял автомобиль и дополнительно указывать:
— В случае работы комбайна или трактора, указывать количество обработанных га;
— В случае работы самосвалов и бортовых машин, указывать количества ходок и сколько км авто ездило с грузом;
— В случае работы крана или погрузчика, указывать сколько часов отработал;
— В случае работы легковых автомобилей, автобусов, автомобилей-фургонов — указание пройденного километража;
— В случае работы сушилки, указать сколько тонн переработала;
— Обязательное снятие показаний спидометра в начале и в конце месяца по каждому авто
Учет вести с 1-го числа месяца по 30−31-е число месяца.
1-го числа каждого месяца Журнал (с остатками ГСМ на 1-е число) и лимитно-заборные карты нужно сдавать в бухгалтерию для списания за предыдущий месяц.
Для бухгалтерии
- Проводить списание ГСМ согласно данных заборных листов;
- Если ГСМ использовали на хозяйственные нужды или на оборудование (генератор), списывать в программе через закладку Склад — Списание, заполняем нужные нам поля и печатаем акты списания и подписываем;
- По остальному ГСМ проводим путевые листы согласно лимитно-заборных карт в закладке Транспортные средства, где четко указываем:
- Автомобиль и ФИО водителя;
- За какой период путевой лист;
- Какие работы осуществляло транспортное средство:
— В случае работы тракторов и комбайнов, указывается количество обработанных га;
— В случае работы кранов и погрузчиков — количество отработанных часов;
— В случае работы легковых автомобилей, автобусов, автомобилей-фургонов — количество пройденного километража;
4. Сравниваем сколько должно быть израсходовано топлива по норме с фактическим количеством, пользуемся Приказами "Про норми витрат палива";
5. Административные и хозяйственные услуги списываем на 93-й счет;
6. Все остальное списываем на счет 2311 либо 2312, в зависимости, затраты какого года присутвуют, и обязательно указываем культуры;
7. Печатаем и также подписываем.
После проведения актов списания и всех путевых листов сверяем остатки в программе с Журналом.