"Вести учет прихода и расхода ГСМ в Журнале учета нефти и нефтепродуктов (утв. Инструкцией о порядке приема, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины N 281/171/578/155 от 20.05.2008)"
1. С четкими указаниями: — Даты прихода, марки и количества топлива; — Даты расхода, марки и количества топлива; — Наименование склада и материально ответственного лица;
2. Вести учет расхода ГСМ по лимитно-заборным картам, в которых в ОБЯЗАТЕЛЬНОМ порядке указывать: — Дата выдачи; — Количество; — Марка и номер автомобиля; — ФИО водителя;
3. Указывать какую функцию выполнял автомобиль и дополнительно указывать: — В случае работы комбайна или трактора, указывать количество обработанных га; — В случае работы самосвалов и бортовых машин, указывать количества ходок и сколько км авто ездило с грузом; — В случае работы крана или погрузчика, указывать сколько часов отработал; — В случае работы легковых автомобилей, автобусов, автомобилей-фургонов — указание пройденного километража; — В случае работы сушилки, указать сколько тонн переработала; — Обязательное снятие показаний спидометра в начале и в конце месяца по каждому авто
Учет вести с 1-го числа месяца по 30−31-е число месяца.
1-го числа каждого месяца Журнал (с остатками ГСМ на 1-е число) и лимитно-заборные карты нужно сдавать в бухгалтерию для списания за предыдущий месяц.
Для бухгалтерии
Проводить списание ГСМ согласно данных заборных листов;
Если ГСМ использовали на хозяйственные нужды или на оборудование (генератор), списывать в программе через закладку Склад — Списание, заполняем нужные нам поля и печатаем акты списания и подписываем;
По остальному ГСМ проводим путевые листы согласно лимитно-заборных карт в закладке Транспортные средства, где четко указываем:
Автомобиль и ФИО водителя;
За какой период путевой лист;
Какие работы осуществляло транспортное средство:
— В случае работы самосвалов и бортовых машин, указывается перевезенный тоннаж за определенный период и сколько км прошел автомобиль, как с грузом, так и без; — В случае работы тракторов и комбайнов, указывается количество обработанных га; — В случае работы кранов и погрузчиков — количество отработанных часов; — В случае работы легковых автомобилей, автобусов, автомобилей-фургонов — количество пройденного километража; 4. Сравниваем сколько должно быть израсходовано топлива по норме с фактическим количеством, пользуемся Приказами "Про норми витрат палива"; 5. Административные и хозяйственные услуги списываем на 93-й счет; 6. Все остальное списываем на счет 2311 либо 2312, в зависимости, затраты какого года присутвуют, и обязательно указываем культуры; 7. Печатаем и также подписываем.
После проведения актов списания и всех путевых листов сверяем остатки в программе с Журналом.