«Вести облік приходу і витрат ПММ в Журналі обліку нафти і нафтопродуктів (затв. Інструкцією про порядок прийому, транспортування, зберігання, відпускання і обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України № 281/171/578/155 від 20.05.2008)»
1. Із чіткими зазначеннями:
— Дати приходу, марки і кількості палива;
— Дати витрати, марки і кількості палива;
— Найменування складу і матеріально відповідальної особи;
2. Вести облік витрат ПММ за лімітно-забірними картками, в яких в ОБОВ’ЯЗКОВОМУ порядку вказувати:
— Дату видачі;
— Кількість;
— Марку і номер автомобілю;
— ПІБ водія;
3. Вказувати яку функцію виконував автомобіль і додатково вказувати:
— У випадку роботи комбайна чи трактора, вказувати кількість оброблених га;
— У випадку роботи самоскидів чи бортових машин, вказувати кількості ходок і скільки км авто їздило з вантажем;
— У випадку роботи крана чи навантажника, вказувати скільки годин відпрацював;
— У випадку роботи легкових автівок, автобусів, автівок-фургонів — зазначення пройденого кілометражу;
— У випадку роботи сушарки, вказати скільки тон обробила;
— Обов’язкове знаття показників спідометра на початку і наприкінці місяця по кожному автомобілю
Облік вести з 1-го числа по 30−31-е число місяця.
1-го числа кожного місяця Журнал (із залишками ПММ на 1-е число) і лімітно-забірні картки треба здавати до бухгалтерії для списання за попередній місяць.
Для бухгалтерії
1. Проводити списання ПММ відповідно до даних забірних листів;
2. Якщо ПММ використали на господарчі потреби чи на обладнання (генератор), списувати в програмі через вкладку Склад — Списування, заповнюємо необхідні нам поля і друкуємо акти спасання і підписуємо;
3. За рештою ПММ проводимо подорожні листи відповідно до лімітно-забірних карток у вкладці Транспортні засоби, де чітко вказуємо:
· Автомобіль і ПІБ водія;
· За який період подорожній лист;
· Які роботи здійснював транспортний засіб:
— У випадку роботи самоскидів і бортових машин, вказується перевезений тоннаж за певний період і скільки км пройшов автомобіль, як із вантажем, так і без;
— У випадку роботи тракторів і комбайнів, вказується кількість оброблених га;
— У випадку роботи кранів і навантажувачів — кількість відпрацьованих годин;
— У випадку роботи легкових автівок, автобусів, автомобілів-фургонів — кількість пройденого кілометражу;
4. Порівнюємо скільки має бути використано палива за нормою з фактичною кількістю, користуємося Указами «Про норми витрат палива»;
5. Адміністративні і господарчі послуги списуємо на 93-й рахунок;
6. Решту списуємо на рахунок 2311 або 2312, залежно від того, витрати якого року наявні, і обов’язково вказуємо культури;
7. Друкуємо і також підписуємо.
Після проведення актів списання і всіх подорожніх листів звіряємо залишки в програмі з Журналом.